Règlement intérieur

Article 1er : Etablissement et mises à jour du règlement intérieur et du code d’éthique
Les règlement intérieur et code d’éthique sont établis et mis à jour par le Bureau et ratifiés par le Conseil d’Administration.

Article 2 : Objet
Le présent règlement intérieur a pour objet de préciser le fonctionnement de l’association dans ses rapports avec ses adhérents, et dans les rapports des adhérents entre eux ainsi que dans les rapports de ses adhérents avec toute personne extérieure à l’association.

Article 3 : Commissions et groupes de travail
Les commissions et groupes de travail sont mis en place de façon pérenne ou ponctuelle par les soins du Conseil d’Administration, après accord du Bureau, pour des missions précises.
Le président de la commission ou du groupe de travail est nommé parmi les membres de cette commission ou de ce groupe de travail, et agréé par le Conseil d’Administration, après accord du Bureau.
Les candidatures à la composition des commissions ou des groupes de travail sont sujettes à la décision sans recours du Conseil d’Administration après accord du Bureau.
Les membres des commissions sont nommés pour un an. Ces nominations peuvent être renouvelées. Toute absence à deux réunions consécutives sans excuse entraîne l’exclusion de la commission.
Un compte-rendu de réunion est rédigé à chaque séance et doit parvenir au plus tard deux semaines après la réunion au secrétaire de l’association qui en joindra une copie aux membres du Bureau et du Conseil d’Administration. Ces comptes rendus ne doivent en aucun cas être diffusés, même partiellement, sauf avis contraire expressément notifié par le Bureau.
Les conclusions des commissions peuvent être confirmées ou infirmées par le Conseil d’Administration, après avis du Bureau, seul habilité à prendre des décisions qui engagent l’ensemble de l’association.
Ces fonctions ne sont pas rétribuées.

Article 4 : Engagement des adhérents
Le Conseil d’Administration de l’association a approuvé le code d’éthique figurant ci-après.
Tout adhérent ainsi que tout membre d’une commission ou d’un groupe de travail signera son engagement vis-à-vis des règles d’éthique et de confidentialité.

Article 5 : Accès aux informations
Les adhérents ont accès aux comptes rendus d’assemblées générales, aux statuts de l’association ainsi qu’à toute autre information à caractère historique pour un usage exclusivement privé.

En ce qui concerne les archives (que ce soit sur papier, photos ou objets :

Toutes archives non archivées dans une institution officielle ne pourront circuler entre les adhérents qu’avec l’accord écrit des propriétaires de ces archives qui seront considérées comme un prêt privé et temporaire et seront soumises au règlement intérieur qui n’admet aucune diffusion d’archives en dehors de l’association.

De plus, en conformité avec les règlementations des institutions d’archives régionales, nationales et internationales, toutes archives archivées dans une institution pourront circuler entre les adhérents à titre privé dans un but de recherche, mais ne pourront en aucun cas être diffusées en dehors de l’association.

La diffusion en dehors de l’association d’archives, par exemple par internet ou tout autre médium présent ou futur, est absolument interdite et les conséquences légales d’une telle action n’engageraient que la personne ou les personnes en cause (au civil et au pénal), et en aucune manière l’association.

Article 6 : Manquement aux règles
Le Conseil d’Administration, saisi par le président, est l’instance de règlement d’éventuels litiges. Il statuera sur l’avis d’un comité ad hoc de cinq personnes qu’il aura désigné pour le règlement de ces litiges.

Article 7 : Révision du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié ou complété à tout moment par décision du Bureau.

CODE D’ÉTHIQUE

Les adhérents de l’association sont liés par le présent “Code d’Ethique” pour exprimer leurs engagements de responsabilité, de loyauté et de confidentialité dans le respect de la loi et de la règlementation.

Chaque adhérent souscrit aux engagements suivants :

1. Engagement de participation aux actions d’amélioration dans l’application du Code d’Ethique de l’association et aux actions de contrôle de sa bonne application
2. Engagement de contribution à l’intérêt collectif de l’association
3. Engagement à ne pas diffuser en dehors de l’association les comptes rendus de réunions, les orientations prises par les commissions ou les groupes de travail avant toute décision du Conseil d’Administration, et l’aval du Bureau
4. Engagement à ne pas diffuser les informations reçues pendant les réunions, avant toute exploitation par l’association
5. Engagement à ne pas utiliser à des fins de dénigrement les informations recueillies

Toute personne manquant à ces engagements sera susceptible, après l’avis du Conseil d’Administration, et l’aval du Bureau, d’être exclu(e) de la commission, du groupe de travail, voire de l’association, avec possibilité de poursuites en justice si nécessaire aux niveaux civil et pénal.